Работа с задачами в системе ELMA

]]>]]>

Использование системы ELMA дает возможность ставить перед подчиненными задачи и следить за их выполнением. Данная система повысит размеры исполнительной деятельность работников, а качество исполнения задач также станет более высоким, чем раньше.

Существует четыре стадии работы с задачами в системе ELMA:

1. Создание задачи

Идет формулирование темы задачи, осуществляется выбор исполнителей (одного или нескольких), а также сроков выполнения задачи. В случае необходимости автор задачи также указывает дополнительные параметры, к которым относится необходимость контроля исполнения задачи, тип этого контроля, возможность перепоручения задачи другому исполнителю, необходимость в согласовании условий задачи с третьим лицом и т.п.

Выбранные значения следует сохранять в форме создания задачи. В этом случае исполнитель будет немедленно проинформирован об этих изменениях.

Есть в системе еще и периодические задачи. Экземпляры таких задач не требуется создавать вручную. При настройке параметра задачи нужно лишь указать её период. После этого исполнитель будет получать задачи в указанный срок. Система ELMA позаботится об этом.

Удобство данного механизма очевидно, особенно для задач по сбору отчетности. Например, раз в неделю (месяц, квартал) сотрудникам отдела будет приходить задача, требующая приложения отчета, которая автоматически сгенерирована системой.

2. Постановка задачи перед исполнителем

При назначении задачи пользователю, система отсылает ему уведомление через веб-интерфейс. В том случае, если в настройках системы указана отсылка пользователям электронных писем или же те используют ELMA Агент, то уведомления системы придут и на электронную почту.

Появление новых задач будет указано пользователю через раздел «Задачи мне» или же через портлет «Задачи». Последний для этого должен размещаться на главной странице системы. Также существует единый список, где указываются все задачи пользователя, который еще не были выполнены.

В данном списке задачи будут отображаться, пока их не выполнят, или же отменят. Так что возможность того, что исполнитель забудет о той или иной задаче, практически исключается.

Если щелкнуть мышью на заголовке задачи, то перед вами появится страница этой задачи, где дана вся необходимая информация для того, чтобы начать её исполнение.

3. Исполнение задачи

Все подробности задания указаны на странице задачи. Если этой информации недостаточно для того, чтобы пользователь мог выполнить задание, то у него есть возможность задать вопрос автору задачи или же написать комментарий, который также увидит автор в самое ближайшее время. Переписка по той или иной задаче будет сохраняться в общей ленте сообщений.

После окончания выполнения задачи пользователю следует сообщить об этой системе. Именно этой цели служит кнопка «Сделано», нажатие которой уведомит автора задачи об исполнении его поручения. Схожим образом исполнитель сообщает системе о том, что он не способен выполнить задание. В этом случае система потребует от него указания причин, а потом сообщит о них контролеру задачи. Если исполнитель имеет разрешение от автора на переназначение задачи, то он сможет выбрать для этой задачи другого исполнителя. После этого задача будет просто передана другому пользователю. При этом вместе с задачей новый исполнитель получит всю её историю, то есть комментарии, а также вопросы и ответы.

4. Контроль над исполнением задач

После того, как задача будет выполнена, нужно будет проконтролировать её выполнение. В большинстве случаев автор выступает в роли контроллера задач. Однако иногда во время создания задачи эта обязанность возлагается на другого пользователя.

Когда исполнитель выполнит задачу, она появится у контроллера, в папке «Задачи – Контроль выполнения». После этого контроллер знакомится с проделанной работой, и если всё нормально, то нажимает кнопку «Сделано».

В тех случаях, когда качество работы не устраивает контроллера, он отправляет сообщение системе. После этого исполнитель снова обнаружит эту задачу в разделе «Задачи мне». И выполнять задачу ему придется до тех пор, пока контроллер не будет полностью доволен её выполнением.

Указание задач на главной странице

Большое значение имеет то, чтобы пользователь постоянно видел свои текущие задачи. Для этой цели прекрасно подходит портлет «Мои задачи». Его использование на главной странице позволит пользователю всегда видеть список задач и детали, вроде сроков исполнения, заголовков, статуса и т.п. Пользователь может изменить внешний вид портлета в случае необходимости.

Щелчок мышью по заголовку задачи позволяет быстро перейти на страницу задачи, где приведена полная информация по задаче. После выполнения задачи, запись о ней будет немедленно убрана с портлета, и больше не будет отвлекать пользователя.

Исполнительская деятельность

Для контроля и оценки работы сотрудников, руководитель может просмотреть количество задач и качество их исполнения при помощи специальных отчетов. Данные отчеты по исполнительской деятельности наглядно демонстрируют, как сотрудники справляются с поставленными перед ними задачами.

Кроме того, дополнительно - каждый сотрудник \ пользователь также может отображать на главной странице портлет «Задачи от меня/ Контроль». Данный блок будет  содержать актуальную информацию о статусе исполнения задач, автором которых является данный пользователь. В этом же блоке\ портлете  отображаются задачи и поручения, требующие контроля пользователя.

Данный функционал позволяет видеть полную картину о выполнении задания в подразделении и заниматься планирование загрузки подчиненных, т.к. руководитель подразделения имеет возможность просматривать задачи своих подчинённых.

Эта группа доступна только для пользователей, являющихся начальниками отделов согласно организационной структуре предприятия.

Планирование задач

В системе есть встроенный календарь и пользователь может распределять свое рабочее время на исполнение задач благодаря удобному инструменту планирования. Достаточно просто перетащить мышью заголовок задачи со специальной панели на нужное время в Календаре и указать время, которое вы хотите потратить на ее выполнение.

Чтобы запланировать и учитывать время на выполнение задачи - удобно использовать Календарь.

Таким образом, удается привести в порядок рабочий график и четко представить, когда и какие скопившиеся задачи будут выполняться.