8 (351) 2-301-401

Подбор и продажа
CRM систем

NauDoc - СЭД, система электронного документооборота

]]>
]]>

Система электронного документооборота (СЭД) NauDoc - функциональное, удобное и доступное решение для автоматизации документооборота предприятий малого и среднего бизнеса. Независимость от платформы (операционной системы), дружественный веб-интерфейс и открытый код позволяют легко интегрировать систему практически в любую IT-инфраструктуру, существующую на предприятии.

Система разрабатывается уже более 7 лет, за это время инженерам компании разработчика NAUMEN удалось создать функционально развитую, стабильную и удобную в использовании систему. Опыт многочисленных внедрений на предприятиях различного уровня позволил учесть требования большинства пользователей при разработке готовых конфигураций, которые позволят максимально упростить внедрение СЭД.

Система электронного документооборота NauDoc поставляется в виде готовых сконфигурированных под решения определенного круга задач редакциях, ориентированных на предприятия различного масштаба и уровня зрелости. При этом типовая конфигурация может быть легко изменена под задачи конкретной компании.

Данная СЭД подойдет для любой операционной системы: Microsoft Windows, Linux (Red Hat, Alt Linux, Asp Linux), Free BSD, SUN Solaris, Mac OS X.

NauDoc - программный комплекс для автоматизации бизнес-процессов и электронного документооборота предприятия. Позволяет управлять процессами обработки документов, контролем исполнительской дисциплины, получать исчерпывающую информацию о ходе выполнения заданий.

Система электронного документооборота поставляется в базовом функционале с открытыми исходными кодами в нескольких редакциях. Редакции отличаются функциональными возможностями и масштабируемостью платформы.

Используя систему NauDoc, компания получает возможность организовать единое хранилище документов с разграничением прав доступа на основании ролей, что позволит его сотрудникам в любой момент времени иметь доступ ко всем необходимым им документам и в кратчайшие сроки находить всю нужную им информацию.

При этом вся информация доступна вне зависимости от присутствия на рабочем месте владельца данных документов. Журналы регистрации позволяют регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, отслеживая перемещение бумажных копий документов между сотрудниками.

Наличие в системе СЭД средств контроля исполнительской дисциплины позволит сотрудникам назначать задания в системе, контролировать их выполнение, отслеживать сроки исполнения. Направлять на согласование документы, а после этого рассылать их для ознакомления другим пользователям системы. При этом возможно создание и настройка жизненного цикла определенной категории документов, что позволит прописать типовые маршруты движения документов, настроить автоматическую маршрутизацию и контроль поручений.

Все эти действия осуществляются через web-интерфейс, что позволяет подключаться к системе из любой точки мира, создав единое информационное пространство для организации, ее удаленных филиалов и мобильных сотрудников, при этом возможно организовать доступ к системе по защищенному каналу SSL для предотвращения перехвата информации по сети.

Преимущества, которые предоставит использование системы электронного документооборота NauDoc:

Упрощение процедуры визирования документов должностными лицами

* После того, как документ создан, сотрудник отправляет его на визирование определённому кругу лиц согласно порядку согласования документов, принятому в организации.

* При коллективной работе все действия выполняются над одним экземпляром документа. Пользователи NauDoc, согласующие документ, получают доступ к нему в процессе работы.

* На любом этапе может быть создан отчёт о согласовании (с указанием имени и должности визирующего лица и точного времени визирования документа).

Возможность регистрации электронных и бумажных документов в системе

* Регистрация документа в журнале регистрации происходит автоматически на определенном этапе работы с документом.

* Для бумажных документов в системе создается специальная электронная карточка, к карточке может быть присоединена отсканированная копия документа.

Ускорение поиска документов по реквизитам и содержанию

* Система NauDoc предоставит Вам возможность мгновенно найти все документы по определённому реквизиту (например, регистрационному номеру или краткому описанию).

Упрощение работы с организационно-распорядительными документами

* Пользователь создаёт документ в системе NauDoc, по заранее определённому шаблону. Для создания документа необходимо изменить в его регистрационной карточке значения реквизитов, они будут автоматически проставлены в текст документа. При необходимости, можно разрешить пользователю изменять текст шаблона.

* После того, как документ создан, сотрудник отправляет его в работу определённому кругу лиц согласно порядку, принятому в организации.

* Порядок согласования «знает» система: она контролирует регламентные сроки на этапах, уведомляет ответственных лиц, система также высылает уведомления о перемещении документа с этапа на этап.

* Регистрация документа в журнале регистрации происходит автоматически на определенном этапе работы с документом. При этом документу присваивается регистрационный номер и устанавливается дата регистрации.

Управление процессами

* Система NauDoc позволяет автоматизировать производственные или управленческие процессы компании. Позволяет выделить этапы, ответственных лиц, регламентные сроки. Это позволяет стоить отчеты по тому, на каком этапе находится каждый из экземпляров процесса, находить «узкие места» и ответственных лиц из-за которых происходит срыв контрольных сроков, сделать анализ процесса перед внесением изменений.

Упрощение работы с входящей и исходящей корреспонденцией

* NauDoc может быть настроен как почтовый клиент, предоставляя возможность работы с входящей и исходящей документацией, как с обычными документами в системе.

* При обработке входящей корреспонденции, письма принимает секретарь, регистрирует письма в Журнале регистрации Входящей корреспонденции, документу автоматически присваивается регистрационный номер. После подготовки документ отправляется на резолюцию руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После рассмотрения документ отправляется на ознакомление или исполнение сотрудникам организации.

* При обработке исходящей корреспонденции, сотрудник создает письмо по шаблону принятому в организации, отправляет его на согласование руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После согласования документа он автоматически отправляется секретарю. Секретарь регистрирует письмо в Журнале регистрации и отправляет его по электронной почте. При этом все документы сохраняются в системе и доступны для поиска.

Скриншоты - СЭД NauDoc:
Основная страница

Редактирование документа

На кого ориентирован NauDoc

NauDoc идеально подходит для решения задач по автоматизации канцелярского документооборота предприятия (или территориально распределенной группы предприятий) с общей численностью вовлеченных в документооборот пользователей порядка 200 и использующим типовые приемы обработки документов.


Кому NauDoc не подходит

Система электронного документооборота NauDoc не подходит для крупных холдинговых компаний с большим документопотоком, требующим применения распределенных баз данных (платформа NauDoc имеет ограничения по масштабируемости и пока не позволяет реализовать архитектуру распределенной БД).

Дополнительная информация:

скачайте презентацию NauDoc (MS PowerPoint)- Обзор функциональных возможностей.

скачайте презентацию NauDoc Start - Легкий старт с NauDoc.

Другие системы СЭД на сайте:

Приложение на платформе ELMA - электронный документооборот

Описание возможностей платформы ELMA