8 (351) 2-301-401

Подбор и продажа
CRM систем

ELMA: Управление проектами (Project Management)

]]>
]]>

Каждый проект представляет собой нестандартную задачу, которая выполняется в несколько этапов. При этом необходима совместная работа многих подразделений, которые занимаются теми или иными заданиями, входящими в проект. Количество задействованных сотрудников может исчисляться сотнями, а иногда и тысячами.

Project Management, т.е. Управление проектами - важная тема для многих отраслей российского бизнеса, при этом огромное значение при реализации проектов имеют следующие элементы:

- свойства продукта, который предполагается получить в результате, они должны соответствовать некоторому уровню - качество;

- время выполнения заданий - сроки;

- финансовые пределы, которые нельзя превышать - бюджет;

В процессе управления проектами должны достигаться некоторые цели, которые заранее определены. При этом следует выполнять условие балансирования времени, применяемых ресурсов, количества работ, рисков и качества.

Как правило, управление проектами (англ. Project Management) состоит из таких видов деятельности:

- указание конкретных требований к проекту;

- точная постановка цели, которая обязательно должна быть достижимой;

- достижения равновесия между стоимостью, сроками, содержанием и конечным качеством, если требования к ним противоречивы;

- изменение параметров и подхода к работе исходя из точек зрения участников;

- контролирование реализации проекта в соответствии с принятым планом и внесение корректив при найденных отклонениях.

За управление проектом отвечает его менеджер (менеджер проекта), и для того чтобы он выполнил свою работу качественно, ему потребуются знания, навыки, а иногда даже интуиция. На данный момент профессионального менеджера проекта с помощью одной только компьютерной системы не заменить, но она может заметно помочь ему в выполнении простых стандартных работ. При этом у человека появляется больше времени для решения нестандартных, требующих творческого подхода задач.

Приложение под названием «ELMA: Управление проектами» является очень простым и удобным инструментом. Оно способно управлять ресурсами, производить контроль реализацией проекта и обеспечивать совместную деятельность его участников.

Данное приложение дает возможность решать такие задачи:

- управление временем реализации проекта;

- общение между участниками;

- обеспечение проекту единого поля информации;

- уведомление всех участников об особенностях работы по проекту;

- обеспечение контроля рисков.

Каким образом это функционирует?

До начала использования ELMA необходимо загрузить в систему информацию о проекте.

Для общего представления о функционировании данного приложения достаточно описать четыре основных шага:

1. С помощью программы, которая называется Microsoft Projeсt составляется план, по которому будет выполняться проект. Фамилии людей, которые назначены на исполнение задач, используются такие же, как в учетных записях этих же пользователей ELMA.

2. В ELMA загружается информация о проекте в виде файла Microsoft Projeсt. При этом приложение в автоматическом режиме распознает файл, создает план исполнения проекта и назначает тех, кто будет выполнять задачи. Никакой дополнительной работы при этом не нужно, но файл проекта обязательно должен быть составлен правильно. В случае если остаются задачи без конкретного исполнителя, их роль выполняет менеджер проекта. Что касается возможностей выбора других исполнителей, это можно сделать в мастере импорта проекта.

3. На данном этапе менеджер имеет возможность работать с ELMA и пользоваться соответствующими функциями. Исходя из утвержденного плана, система будет в автоматическом режиме давать задания исполнителям. После завершения определенных задач, исполнители меняют их статус, что позволяет начальнику следить за всеми участками проекта.

Трех шагов, которые перечислены выше должно хватить но, как правило, используется и четвертый шаг:

4. Практически все проекты требуют изменений календарного плана. Нужно определить уже выполненные задачи и те, которые только ждут выполнения, а также довести до ответственных лиц информацию об изменении сроков. ELMA помогает проделать все это достаточно эффективно и за короткое время, есть возможность загрузки файла, который подвергся изменениям из Microsoft Projeсt.

Данный процесс предполагает изменения плана, которые включают постановку новых задач, изменение времени на исполнение, замену исполнителей и многое другое. При удалении задачи или при ее смещении, исполнитель, который имеет к ней отношение, обязательно об этом уведомляется. Корректировку календарного плана можно производить в самом приложении, но лучше взять проект, как файл Microsoft Projeсt, изменить его там, и только потом загружать обновленный файл в ELMA.

Что касается возможностей по выгрузке и загрузке файла в Microsoft Projeсt и ELMA, то это можно делать когда угодно, в том числе в процессе реализации проекта.

Обеспечение единого пространства информации

Благодаря приложению ELMA менеджер имеет среду, имеющую все нужные инструменты в одном месте.

Используя страницу приложения можно получить такие данные:

- Общая информация о проекте. Информация, касающаяся основ (общих параметров) проекта – участники, статус, главные даты.

- Календарный план и задачи по проекту. Задачи, которые нужно решить в ходе выполнения проекта и календарный план. При этом отчетливо виды задачи, которые исполняются сейчас, уже исполненные и те, срок выполнения которых истек. Для ознакомления с задачей нужно всего лишь щелкнуть по ней мышью.

- Комментарии участников проекта и обсуждение работ. Записи участников, касающиеся работ. Также доступна лента сообщений, которая включает в себя переписку.

- Данные о бюджете проекта, которые включают в себя расходы, доходы, и исходящие из них результаты.

- Документация проекта. Список документов, касающихся проекта – задания, различные акты, договоры и многое другое. К каждому документу имеют доступ только определенные участники.

- Риски проекта. Возможные проблемы при реализации проекта, а также способы их устранения и сведения к минимуму. Для того чтобы при появлении проблем, быть готовым к их эффективному решению, необходимо всегда помнить о рисках проекта.

Вся вышеописанная информация, которая имеется на странице, показывается пользователю с помощью маленьких окон, которые называются портлетами. Способ их расположения и состав могут быть настроены самостоятельно. Для того чтобы получить больше данных по какому-либо вопросу, необходимо нажать на заголовок портлета. Это позволяет открыть новую страницу, на которой есть все нужные данные по определенному вопросу.

Календарный план и его исполнение, его отслеживание

Исходя из плана проекта, ELMA распределяет задачи исполнителям.

Начиная решение той или иной задачи, исполнитель регистрирует это в системе. В дальнейшем он имеет возможность указывать ту часть работы, которую он уже исполнил. При окончании выполнения задачи, также производится регистрация.

По ходу завершения задач, исполнители ставят об этом отметки, что позволяет начальнику следить за статусом проекта в целом и фиксировать проблемные участки. При этом в плане законченные задачи зачеркиваются, задачи, находящиеся в работе помечаются зеленым цветом, а задачи, выполняемые с опозданием, отмечаются красным цветом. Процент исполнения работ также отображается в плане.

Для графического представления плана в ELMA используются диаграммы Ганта. Они дают возможность менеджеру наблюдать за имеющимся состоянием дел и контролировать процесс управления.

Коммуникации в проекте

Для полноценного выполнения задач иногда необходимо обеспечить его участникам нормальные коммуникации. В ELMA для этого существует специальный инструмент. Пользователи имеют возможность обмениваться сообщениями и применять ленту сообщений. При этом дополнительно могут прикрепляться различные файлы и документы.

Для отображения сообщений применяются портлеты. Они находятся в карточке проекта, где есть возможность оставлять комментарии. Такой подход позволяет хранить в одном месте всю имеющуюся переписку.

В том случае, если участник хочет предложить обсудить какую-либо тему, он размещает ее в ленту сообщений. Это дает возможность пользователям ее увидеть и в случае необходимости оставить свой комментарий, который также будет виден. Такой тип общения напоминает Facebook, но есть и отличие – каждое сообщение доступно только определенным сотрудникам.

Контролирование бюджета

Благодаря возможностям ELMA, контроль расходов можно вести постатейно. Все проекты имеют некоторый набор позиций, статей и запланированных цифр. Что касается реальных цифр, то они проверяются по документам. Бюджетные данные могут быть представлены в разном виде.

В системе ELMA реальные цифры, касающиеся расходов и доходов, отображаются в специальных документах.

Они могут быть отданы по маршруту, на изучение или на согласование. Это означает, что бюджетные данные являются не обычными цифрами – всегда можно проверить, откуда появились деньги и куда они делись. Есть также возможность узнать о причастности к этому тех или иных сотрудников. Кроме того, в проекте можно сделать внедрение заявки на получение некоторых средств, в связи с проектными статьями и бухгалтерией. В пределах бизнес-процесса возможно и поступление денег в бюджет.

Фиксирование данных в бюджете в ELMA производится в автоматическом режиме. Проектным организациям это дает возможность увеличивать скорость расчетов с подрядчиками, производить контроль и делать выполнение проекта более быстрым. Что касается начальника, то он всегда может проверить затраты и имеющиеся на данный момент платежи.

Доступ к информации коммерческого характера

При реализации проектов, участвующие в них люди могут иметь дело с самой разной информацией, в различном количестве. Эти данные могут быть отнесены к тайне коммерческого или другого типа, но при плохой организации работ, возможна их утечка.

Контроль доступа к данным проекта

ELMA дает возможность гибко определять границы доступа к различной информации, которая имеет отношение к проекту. К информационным ресурсам получают свободный доступ только участники, работающие с ними в данном проекте.

Риски проекта

Организовывая выполнение проекта обязательно нужно предугадывать возможные проблемы. Приложение ELMA оснащено очень удобными средствами, предназначенными для управления рисками.

Все риски расположены на карточке проекта в виде списка. Для выявления возможных опасностей и определения важности, каждый риск имеет некоторый статус.

Управление рисками проекта:

Что касается разрешения рисков проекта, то оно производится путем сопоставления каждому из них определенных действий, направленных на снижение воздействия риска или на его полное устранение.

Информирование участников

Благодаря возможностям ELMA участники получают все важные для них данные. При этом уведомления, имеющие отношении к той части проекта, с которой они работают, приходят к ним автоматически. К примеру, при изменении сроков, исполнитель обязательно получит соответствующее сообщение.

Как это работает практически?

Ознакомимся с примером, когда менеджер проекта, вносит в него некоторые коррективы:

- Изменил бюджет и календарный план.

- Внес изменения в техническую задачу.

- Добавил еще одного участника.

Чтобы не появилось сложностей, менеджер обязан сообщить об изменениях всем участникам проекта. Без применения системы управления события могли бы развиваться по двум сценариям:

1. Худший вариант – менеджер не сообщает участникам об изменениях. Если кто-то при этом исполнит задание исходя из старых данных, виноватым окажется менеджер. Достоинством этого варианта является экономия времени.

2. Менеджер оповещает сотрудников другими способами. Хоть участники и получают нужные данные, есть возможность частично их упустить. Такой подход приводит к значительным потерям времени и к разглашению тайной информации. Очевидно, что при частых обновлениях проекта, оповещение сотрудников превратится в сложный и неэффективный процесс.

Для того чтобы избежать недостатков, описанных выше методов, можно применить приложение ELMA. После регистрации менеджером некоторых изменений, система в автоматическом режиме оповещает всех участников, которые имеют к этому отношение и в той мере, в которой им нужно.

Данный метод обеспечивает обязательное получение информации всеми сотрудниками и позволяет менеджеру сэкономить время. Кроме того, в случаях организации совещаний, у менеджера будет текст со всей необходимой информацией, который поможет ему избежать неточностей.

Бизнес-процессы и проекты

Максимального результата от использования ELMA: «Управление проектами» возможно достичь при его совместном применении с приложением, которое имеет название ELMA: «Управление бизнес-процессами».

Согласование проектов

Как правило, согласование проекта производится до его создания. Данный процесс может заметно отличаться в различных организациях, и в системе ELMA оптимальным вариантом будет использование механизма бизнес-процессов.

Согласование проекта представляет собой сбор нужной информации, имеющей отношение к проекту и ее отправка некоторым сотрудникам. При этом маршрут согласования бывает разным.

Если согласование было отклонено, проект либо сворачивается, либо информация идет на доработку. Что касается уже согласованного проекта, то информация о нем поступает к каждому участнику.

Рассмотрим пример:

Заявка по бюджету

Все что касается бюджета и фиксации финансовых операций относится к сфере деятельности бухгалтера. Исходя из этого, работу с бюджетом (внесение и списание денег) лучше доверять не менеджеру, а бухгалтеру. Менеджер же должен осуществлять контроль бюджетом. Фиксацию операций, связанных с бюджетом лучше организовывать как бизнес-процесс в системе ELMA.

Запуск этого процесса и внесение всей информации осуществляется бухгалтером. Поступления в бюджет при этом сохраняются в автоматическом режиме, то же самое происходит и с внесением данных в бюджет некоторого проекта.

При применении Дизайнера ELMA есть возможность использовать два черновых варианта проектных процессов. Это, так называемые процессы классического типа, которые обеспечивают поступление и списание средств. Исходя из этого, пользователи имеют возможность моделировать собственные процессы проектного типа.

Шаблоны проектов

В тех компаниях, которые ведут проектную работу, со временем появляются определенные виды проектов. С помощью ELMA можно создавать их шаблоны. Это дает возможность достичь таких преимуществ:

- На создание шаблона тратится намного меньше времени, чем на создание нового проекта.

- Исключение ошибок, так как готовый шаблон составлен по некоторым правилам. При использовании шаблона в автоматическом режиме создается план, определенные роли в проекте, структура бюджета и папка, которая содержит документацию. Все что нужно сделать, уточнить все эти элементы. На самом деле шаблоны являются проектами, определенные части которых не заполнены. Система позволяет создавать много самых разных шаблонов.

Пример применения шаблона

Организация специализируется на изготовлении световых вывесок. Стандартный проект – это выполнение и установка вывески: изготовление спецификации, макета, производство, установка, приемка.

В данном случае можно сделать шаблон и применять его, внося изменения исходя из особенностей проекта, что позволит избежать траты времени на стандартные операции.