8 (351) 2-301-401

Подбор и продажа
CRM систем

ELMA: Электронный документооборот

]]>
]]>

Документооборот необходим каждой компании, и происходить он может в разном виде. Иногда этот процесс осуществляется как передача бумаг между директором организации и бухгалтером, а иногда представляет собой множество операций, связанных с электронными документами, т.е. так называемый Электронный Документооборот.

В больших компаниях документооборот требует значительных усилий, так как поддержание порядка в делах в подобных случаях представляет собой достаточно сложную задачу.

Для того чтобы обеспечить порядок в документации предприятия и повысить эффективность работы с бумагами, можно использовать систему документооборота электронного типа.

Приложение, которое называется ELMA: «Электронный документооборот» дает возможность выполнять хранение, регистрирование, поиск, визирование и наблюдение за действиями над документами в автоматическом режиме. Применение ELMA помогает заставить документы той или иной компании на самом деле работать.

Видео по системе управления бизнесом ELMA

Системы управления электронного типа отечественного происхождения часто

имеют громоздкий интерфейс, который пугает некоторых пользователей.

Приложение ELMA отличается простым в использовании и понятным

интерфейсом.

Данное приложение имеет обычный интерфейс файлового

хранилища, который подойдет даже пользователям без большого опыта

применения компьютеров.

Что касается дополнительных функций, то доступ к ним обеспечивается с помощью специальных кнопок и удобных меню. Такой подход дает возможность пользователю видеть только элементы, необходимые ему в работе. Остальные при этом остаются скрытыми, но в случае надобности могут стать доступными. Это позволяет освоиться в данной системе после нескольких раз ее использования.

Простой интерфейс не мешает существованию обширного функционала, обеспечивающего выполнение достаточно сложных работ связанных с документооборотом компании.

Описываемое приложение дает возможность организовать учет документооборота и усовершенствовать работу делопроизводителя, но не предполагает серьезных знаний пользователя в сфере электронного документооборота.

01.png

Ввод документов и их регистрация

Как ввод, так и регистрирование документов в этой системе производится очень просто, что достигается использованием хорошо понятного интерфейса. Он представляет собой мастер, который включает определенное количество шагов. Все что требуется для введения документа в систему это нужные реквизиты и прикрепление документа электронного типа.

Исходя из этих данных, система может создать карточку документа, на которой будет храниться вся информация, которая его касается. Если же есть необходимость произвести регистрацию, то нужно будет ввести определенные атрибуты регистрации. Все описываемые действия могут быть более простыми или более широкими, это зависит от особенностей настройки.

В системе все документы могут иметь сколько угодно версий файлов. В качестве текущего файла будет использоваться только одна версия, а все остальные будут устаревшими или черновыми вариантами. Такой подход позволяет на одной карточке сохранять всю имеющуюся информацию об изменениях документа. Также стоит заметить, что варианты документа, изменяющиеся в ходе обработки, согласования и многих других операций могут быть представлены в разных форматах. Большое количество версий одного документа дает возможность избавиться от проблем и от необходимости создания нескольких карточек.

Многие компании имеют дело с информацией, которая представлена в бумажном виде. При применении системы ELMA есть возможность вводить документы бумажного типа. Приложение, которое имеет название ELMA Агент, дает возможность в автоматическом режиме сохранять сканированные копии документов в системе документооборота компании. Это означает, что введение в систему документов бумажного типа не сложнее, чем введение их электронных аналогов. При этом на компьютере не потребуется устанавливать дополнительных программ и выполнять лишние действия, связанные с сохранением и сканированием.

Для того чтобы в ELMA можно было зарегистрировать документ, применяется инструмент под названием Канцелярия. Каждый документ в Канцелярии имеет свой регистрационный номер и оснащается специальной контрольной карточкой.

Архив документов электронного типа

В ELMA для всех имеющихся документов создается хранилище, которое называется электронным архивом. С помощью Архива можно очень быстро найти нужный документ, используя либо его название, либо некоторые реквизиты.

При этом каждый пользователь может ознакомиться исключительно с теми документами, к которым у него есть доступ. Если к каким-либо документам доступа нет, он не сможет их увидеть.

В Архиве у всех документов есть свои индивидуальные карточки, с помощью которых можно получить все необходимые данные – реквизиты, версии документа и различные виды деятельности с ним связанные.

Движение документов в компании

Системы, предназначенные для электронного документооборота, предоставляют отличную возможность для обеспечения деятельности, связанной с документами. Исполнители при этом осуществляют различные виды деятельности с документами в электронном виде.

Такой подход дает возможность добиться многих преимуществ, среди которых снижение времени, затрачиваемого на работу с документами, предотвращение утери оригиналов и ускорение ответа исполнителя в связи с поставленной задачей. Кроме того, в одно и то же время много людей могут выполнять те или иные действия с документами.

С помощью системы ELMA можно обеспечить передвижение документов в организации по путям различной сложности. От особенностей маршрута зависит, какие именно сотрудники будут иметь дело с документом и какие действия будут над ним производиться.

Маршруты электронных документов

ELMA обеспечивает достаточно гибкое управление передвижениями документов в организации. Для того чтобы проделать такие традиционные операции, как изучение документа, рассмотрение или согласование, достаточно нескольких щелчков. При необходимости параллельного выполнения задач, работа с документом может производиться несколькими пользователями в один и тот же момент. При таких условиях деятельности, система дает возможность простой совместной работы принимающих участие исполнителей.

Для обеспечения работ, имеющих отношение к документу, в приложении ELMA есть очень удобные инструменты. Исходя из данной начальником резолюции, можно создать список тех задач, которые имеют отношение к документу. Каждая задача при этом имеет конкретного исполнителя и время, за которое она должна быть исполнена. Все задачи, которые имеют связи с документом, соединяются с его карточкой. Это дает возможность выяснить, какие именно работы ведутся на данный момент по документу и их статус.

В том случае если компания применяет сложные маршруты для передвижения документов, она может использовать ELMA для моделирования. Оно делается с помощью удобного и хорошо понятного редактора, который имеет простой графический интерфейс.

Кроме того, есть возможность устанавливать маршруты различной сложности. При этом разработчик может применять самые стандартные операции и управлять особенностями маршрута с помощью Docflow. В процессе реализации этих маршрутов возможны изменения версии, регистрирование, изменение статуса и создание полностью новых документов. Все эти операции выполняются в автоматическом режиме.

Созданная один раз модель маршрута может применяться много раз, что дает возможность точного передвижения документов компании. Для того чтобы отправить документ по заранее установленному маршруту необходимо использовать его карточку.

Нужно лишь нажать пункт меню "Отправить по маршруту"

В процессе реализации маршрута можно увидеть, где именно документ сейчас находится и какого типа работа с ним производится. Эти данные можно просмотреть либо на карточке, либо в графическом изображении на карте. Производимая сейчас операция отмечается с помощью зеленой рамки.

Шаблоны электронных документов

Для того чтобы быстро создавать стандартные документы можно применять шаблоны. Они являются заготовками будущих документов. Определенные их участки включают в себя фрагменты, предназначенные для того, чтобы вставлять туда нужные данные (автоматически). Создание шаблонов под силу даже тем пользователям, которые совсем не разбираются в программировании.

На практике у компаний часто появляется необходимость создавать одинаковые документы. Как правило, при этом меняются только даты, фамилии и названия компаний. Если выполнять данные задачи вручную, на это уходит большое количество времени и увеличивается вероятность ошибок. В ELMA такая работа делается с помощью шаблонов.

Все что требуется от пользователя, это ввести информацию, которую нужно будет вставить в документ, все стальное система сделает автоматически.

Договорная работа

С помощью описываемого приложения можно выполнять много видов работ, связанных с документооборотом компании. Договорная работа представляет собой один из самых частых видов применения ELMA. Как правило, в нее входит выполнение различных задач, имеющих отношение к договорам компании.

В тех компаниях, которые не применяют электронный документооборот, договорная работа состоит из следующих этапов:

1. Создание договора по шаблону или исходя из ранее использованных договоров. Новые данные при этом вносятся менеджером вручную.

2. Проверка документа юристом. Менеджер должен передать договор в бумажном или в электронном виде.

3. Согласование договора с профильным начальником компании.

4. Подписание договора генеральным директором.

5. Регистрация документа в архиве компании. Этот шаг выполняется секретарем, и в различных компаниях он может сильно отличаться.

6. Договор попадает в руки тем людям, для которых он предназначен, выполняется контроль подписания.

У данного метода есть множество недостатков. Во многих организациях сложно проследить за местом нахождения документа и за деятельностью, которая в связи с ним проводится. Если же есть надобность внести в договор изменения, появляются сомнения по поводу актуальности данного его варианта. Кроме того, такой процесс согласования усложняет создание листа согласования, отображающего информацию о принятии решений по данному документу.

Договорная работа в ELMA: Электронный документооборот

В этом приложении реализация договорной работы выполняется при помощи маршрутов, которые легко изображать в виде графических схем. Большая часть всех действий при этом производится в автоматическом режиме. Те немногие операции, которые требуют участия пользователей, на схемах обозначаются прямоугольниками красного цвета.

По клику откроется полная карта

e-doc-map_marked.png

Создание договора

Перед отправкой документа по определенному маршруту производится его создание. Можно использовать уже готовый файл или сделать новый с применением шаблона.

После этого договор может быть отправлен по заранее указанному маршруту.

1. Первым шагом является согласование договора с юристом. В форме имеется постановка задачи и данные, касающиеся документа. Для просмотра карточки документа достаточно всего лишь щелкнуть мышью. В меню есть специальные операции под названием «Согласовать», «Отказать».

2. Отправка профильному начальнику. Если документ не требует доработки, он отправляется юристом на согласование профильному начальнику компании. Юрист при этом указывает сроки, участников и оставляет комментарии. Согласование может осуществляться как по параллельной схеме, так и по последовательной.

3. Договор согласовывается профильным начальником. Это происходит по такой же схеме, что и согласование юристом. Лист согласования можно увидеть внизу страницы задачи. В нем можно узнать обо всех участниках, их решениях, комментариях и о времени выполнения задания.

4. Подписание договора генеральным директором. На данном этапе директор может ознакомиться со всеми версиями договора и выбрать одну из них для подписания. Он может воспользоваться операциями, имеющими названия «подписано», «не подписано».

5. Регистрация. Подписанный договор регистрируется в Канцелярии компании. Делопроизводитель должен заполнить карточку документа. В журнал регистрации информация попадает в автоматическом режиме.

Там можно увидеть данные обо всех документах, которые были зарегистрированы.

6. Контролирование. Менеджер производит контроль операций, которые выполнены с договором контрагентом. После того как документ подписывается контрагентом, его маршрут заканчивается.

Как видим, приложение ELMA делает работу с договорами точной и лучше организованной.

Потеря документа при этом исключается, а начальник всегда может узнать, кто и какие действия производит с договором на данный момент.

В листе согласования, который создается после завершения процесса согласования, хорошо видно, кто и в какое время производил деятельность с документом.