Управление бизнес-процессами с помощью приложения ELMA
BPM-системы, которые предназначены для эффективного управления бизнес-процессами, впервые были использованы на западе, но сейчас они стали достаточно популярными и в России.
Главным их предназначением является выполнение управления различными компаниями с помощью специальных программ. Для успешного управления любыми бизнес-процессами при внедрении описываемых систем производится моделирование (проектирование) данных процессов. Для этого применяются специальные диаграммы, т.е. фактически схема всех этапов бизнес-процесса в графическом виде.
Такой класс программ называется BPMS (Business Process Management System) или BPM-системы.
Чтобы при функционировании организации программа могла полноценно контролировать бизнес-процесс, диаграммы должны быть загружены в компьютер и приведены в исполнение. Таким образом, достигается максимальное соответствие между разработанной моделью и реально протекающим процессом.
Для успешной реализации принципа ВРМ используется приложение ELMA, оно дает возможность создавать такие информационные системы, которые способны гибко корректировать свои параметры в соответствии с теми изменениями, которые происходят в бизнес-процессах организации. Такой подход обеспечивает точное выполнение процессов той или иной компании и наводит в них порядок.
Функции приложения ELMA достаточно разнообразны, но все они могут быть отнесены к одной из четырех групп, которые соответствуют этапам жизненного цикла PDCA.
Видео - Cистема управления бизнесом - ELMA ECM
Это моделирование, выполнение, мониторинг и оптимизация процессов.
Эту последовательность (цикл) описал известный гуру – Эдвард Деминг, поэтому его часто называют циклом Деминга.
Моделирование бизнес-процессов
Моделирование (проектирование) является первым этапом работы с приложением ELMA. Оно реализовывается в программе, которая имеет название «Дизайнер ELMA». Эта программа отличается простым интерфейсом и входит в стандартный комплект ELMA .
Стоит обратить внимание, что моделирование может производиться бизнес-аналитиком, так как оно не требует обязательного участия программиста. Процесс описывается с помощью наглядных диаграмм, которые будут понятны не только аналитикам, но и начальству компании. Диаграмма отображает стадии процесса, последовательность их исполнения и конкретный набор мероприятий. Построение графической модели производится путем выбора требуемых блоков и их перемещения с помощью мыши. После этого между блоками операций делаются переходы.
В работе приложения ELMA применяется стандартная для бизнес-процессов ВРМN нотация. Самый новый вариант нотации, из существующих сегодня, обозначается номером 2.0.
Когда диаграмма бизнес-процесса готова, начинают применяться те данные, которые предназначены для работы в пределах процесса и выполняется настройка всех операций. К примеру, для задач пользовательского типа определяются исходные данные, с которыми предполагается работать исполнителю, данные, которые ему следует предоставить в конце и действия для исполнения.
После окончания этапа моделирования бизнес-процесс должен быть опубликован. Это означает, что он компилируется, а затем становится пригодным для запуска в интерфейсе ELMA.
Выполнение бизнес-процессов
Выполнение (исполнение) бизнес-процесса начинается тогда, когда готовая модель появляется на сервере приложения. Функционирование системы устроено так, что в один и тот же момент можно запускать большое количество экземпляров того или иного процесса. Выполняются они параллельно, для чего применяется одна модель. Начиная с первого события и заканчивая последним, бизнес-процесс реализуется на основе его графической модели. Списки тех работ, которые должны производиться сотрудниками компания при этом формируются в автоматическом режиме. Задача назначается тому или иному пользователю только тогда, когда пришло время исполнения соответствующего этапа.
Все исполнители получают информацию только о тех работах, которые им предназначены и ничего не знают о других задачах. Каждый пользователь должен делать только то, что ему поручено и не должен отслеживать другие шаги бизнес-процесса. Задачи определяются системой автоматически.
Все задачи, которые ставятся перед пользователями, оформляются как страницы, содержащие всю информацию, нужную для выполнения работы и для принятия решений.
В том случае, если исполнитель должен вводить какие-либо данные, страница будет иметь специальные поля, которые следует заполнить. Получается, что пользователь получает все требуемые ресурсы и выполняет поставленные задачи в одном месте.
От пользователя не требуется внимания к тому, какую работу будет делать следующий исполнитель, за это отвечает приложение ELMA. Если есть задачи, для исполнения которых не нужны реальные действия сотрудников компании, ELMA их выполняет в автоматическом режиме с очень большой скоростью. Это может быть определение конкретного хода процесса, исполнение сценариев, посылка сообщений и многое другое.
Мониторинг и контроль бизнес-процессов
Запущенный процесс имеет определенное количество экземпляров, и на каждый из них заводится своя карточка (страница). Любая из них имеет все необходимую информацию по конкретному экземпляру, это – текущие показатели, исполняемые в данный момент задачи, статусы задач, их исполнители и т. д.
С помощью карточки процесса производится управление его ходом, которое может выполнять пользователь, имеющий требуемые для этого права. При этом можно изменить характеристики процесса или прервать его исполнение.
Контроль исполнения поставленных задач и общего хода процесса производится с помощью удобных и простых инструментов приложения ELMA. Пользователи имеют для этого все необходимые средства. На странице под названием «Мои процессы» есть список экземпляров, относящихся к данному пользователю, в которых он выполняет роль инициатора, исполнителя или ответственного. Для того чтобы найти требуемый процесс применяется специальный фильтр страницы.
Те процессы, в которых пользователь исполняет роль куратора, владельца или информируемого, отображаются на странице под названием «Мониторинг процессов». Конкретный пользователь может не быть участником тех или иных процессов, имеющихся на странице, но с информацией о них он имеет возможность ознакомиться. При необходимости получения подробностей о процессе, с данной страницы можно перейти на его карточку.
Среди средств, использующихся при контроле процессов, есть еще одно – ознакомление с его картой. В веб-интерфейсе описываемого приложения она имеет такой же вид, как и графическая модель в дизайнере. Отличием являются пометки, так как на карте отражен запущенный процесс.
Операции, выполнение которых уже закончено, находятся в синей рамке, сделанные переходы обрамлены жирной линией, а операция, которая сейчас выполняется, находится в зеленой рамке.
Это позволяет ознакомиться не только с выполняемыми сейчас задачами, но и с прошлым этапом процесса. Карта процесса доступна всегда с карточки экземпляра.
У руководителя нет необходимости вручную прослеживать все шаги процесса. Например, при задержке выполнения задач тем или иным исполнителем, руководитель сразу будет об этом осведомлен.
Пример бизнес-процесса компании - заявка на приобретение офисной техники
К тому же с помощью обычных средств наблюдения руководители имеют возможность отслеживать те или иные задачи. Как и все другие задачи, задачи процессов отражены на страницах.
Графическое отображение бизнес-процесса компании - заявка на приобретение офисной техники
Видео: Дизайнер бизнес процессов ELMA
Оптимизация бизнес-процессов
Во многих случаях при исполнении бизнес-процесса, у сотрудников компании появляются различные идеи и предложения, касающиеся усовершенствования процесса. Часто подобные предложения приносят большую пользу, а доработка процесса позволяет сделать работу компании более успешной. Коррективы могут быть внесены в процесс без его остановки. Быстрое внесение изменений и проверка их уместности являются преимуществом управления с помощью приложения ELMA.
Для примера можно рассмотреть случай, когда руководитель принимает решение о том, что задача о составлении сметы будет исполняться не менеджером, который занимается продажами, а коммерческим директором.
С помощью ELMA корректировка процесса и его применение в новом состоянии может быть сделано немедленно. Для этого не потребуется ни остановка системы, ни участие программиста. Уместность изменений может быть оценена сразу же после исполнения процесса с их учетом.
Рассмотрим некоторые модели бизнес-процессов.
Вначале запрос регистрируется из нескольких источников в процессе под названием «Служба поддержки». Для того чтобы время сотрудников применялось эффективно, все запросы типизируются. Например, в IT-компании в роли адресатов могут выступить разработчик и тестировщик.
После этого в процессе, который называется «Согласование бюджета» происходит реализация нескольких шлюзов между бухгалтерией и разнообразными подразделениями. Департаменты локального типа должны показать свои потребности на следующий год, при этом они действуют независимо друг от друга.
Интеграция ELMA BPM с 1С с помощью готового модуля
Работа приложения ELMA может производиться как совместно с другими системами, выполняющими свои задачи в компании, так и независимо от них. Несмотря на то, что ELMA способна успешно функционировать со многими приложениями, которые имеют архитектуру SOA, работа с «1С Предприятие» особенно важна. Для того чтобы совместная работа была простой и эффективной применяется специальный модуль под названием «Интеграция с 1С».
Важно: Возможна интеграция с несколькими 1С конфигурациями одновременно.
Данный модуль дает возможность обеспечить взаимодействие со всеми версиями ELMA, которые сегодня активно применяются на практике.
Можно выделить следующие возможности взаимодействия ELMA и «1С Предприятие»:
- использование документов и справочных материалов системы «1С Предприятие»;
- старт функций этой системы;
- использование объектной модели «1С Предприятие»;
- запуск процессов и посылка сообщений из «1С Предприятие» в систему ELMA, что достигается с помощью SOA Connector.
Использование справочных материалов «1С Предприятие» в ELMA производится прозрачно. В веб-интерфейсе они имеют такой же вид, как и справочники, относящиеся к системе ELMA. Возможности пользователя сводятся к просмотру, дополнению и редактированию данных. Все эти коррективы отражаются в «1С Предприятие».
Что касается настройки взаимодействия, то она делается всего за несколько минут. Нет необходимости в разработке новых сценариев и в ознакомлении с файлами конфигураций, так как все выполняется с помощью графического интерфейса. Для того чтобы добавить конфигурацию 1С нужно всего лишь заполнить соответствующие поля. Затем требуется определение тех документов и справочников из «1С Предприятие», которые нужно будет применять в системе ELMA. После этого настройку можно считать законченной и данные могут быть использованы.
После вышеописанной интеграции управление совместной работой систем производится в бизнес-процессах. В случае моделирования процессов в ELMA работа с 1С выполняется в блоках Сценариев. Один конкретный блок способен выполнять некоторое количество задач: старт функций 1С, сохранение договоров, корректировка значений справочников, загрузка документов и т. д.
