Документирование бизнес-процессов
Методы оптимизации бизнес процессов, которые мы кратко изложили в предыдущих статьях, используются за время работы предприятия не единожды.
Каждый из существующих бизнес – процессов кампании должен постоянно отслеживаться на предмет возможности улучшения. Потому что нет ничего неизменного и то, что было передовым вчера, может оказаться морально (и технически) устаревшим – завтра.
В среднем ежегодно не менее одной десятой части всех процессов кампании должны проходить процедуру усовершенствования. Поэтому особое значение приобретает необходимость документирования изменений существующих бизнес процессов.
Кроме того, документация необходима когда:
1. Происходит слияние предприятий
2. Предприятие сертифицируется по системе качества ISO
3. На предприятии внедряется информационная ERP – система
4. Назрела необходимость снижения общих затрат или уменьшения производственного цикла
5. На предприятии проводится регулярный финансовый аудит
6. На предприятии внедряется система управления качеством
7. Необходимость документирования закреплена в законодательстве.
Помимо обязательных требований к документированию бизнес процессов, возможность сравнения нескольких вариантов существовавших бизнес-процессов с новшествами, которые предлагается ввести, позволяет снизить время на рассмотрение различных вариантов. Потому что среди них могут быть и такие, которые уже использовались предприятием или не были приняты в свое время.
Многие кампании за рубежом и в России используют в своей деятельности стандарты качества ISO, которые позволяют не «изобретать велосипед» там, где уже все давно стандартизовано.
Для описания бизнес-процессов часто используют диаграммы и блок - схемы. Потому что основная задача документирования – описывать бизнес процессы так, чтобы они были понятны большому количеству сотрудников.
Самый распространенный способ документирования, анализа и разработки новых процессов – проектный. В результате создания проекта налаживаются взаимодействия не только между отделами, которые связаны между собой в процессе работы, но и теми, которые в обычной деятельности друг с другом не соприкасаются. Это помогает всем сотрудникам понять, зачем нужен тот или иной отдел в структуре предприятия. Что ведет, в конечном счете, к успешной деятельности кампании в целом.
