Управление BTL-агентством

CRM-решение на основе платформы Клиент-Коммуникатор - Управление BTL-агентством

BTL-агентство – образовано от английского «below-the-line», и обозначает полный цикл действий по сопровождению и распространению товара. Среди «рабочих» инструментов BTL-агентств - презентации, торговые конференции, промо-акции, выставки, скрытый маркетинг и ещё много самых разнообразных рыночных инструментов.

Описание BTL-решения. Функции управления

Бизнес BTL агентства стоит на трех китах: клиентах, проектах и исполнителях. Цель руководства: построить долгосрочные отношения с Заказчиками, обеспечить высокую эффективность промо-акций (проектов) и сформировать команду эффективных сотрудников и промоутеров. Каждая из перечисленных управленческих задач одинаково важна для бизнеса и финансовый успех компании состоит из суммы целевых достижений.

Опыт показывает - как только руководство теряет контроль над любым из перечисленных элементов, так сразу же в компании происходит «провал».

Предлагаемый программный продукт помогает организовать работу агентства так, что руководителю становится доступна актуальная и точная информация о текущем состоянии бизнеса. Это позволяет своевременно и оперативно реагировать для повышения качества предоставляемых услуг и доверия клиентов.

Данный продукт направлен на решение бизнес-задач:

* расширять базу клиентов с учетом сегментации для обеспечения регулярного потока заказов вне зависимости от сезона,

* проводить мониторинг клиентов и выявлять их новые потребности для роста повторных продаж,

* управлять процессом активных продаж,

* разрабатывать индивидуальные мероприятия с учетом специфики работы каждого клиента, условий работы конкурентов, особенностей продукта, чтобы каждая акция имела хороший резонанс,

* обеспечивать качество реализации проекта и контроль сроков на всех этапах - от разработки идеи до составления полного отчета,

* контролировать доходность проектов и бизнеса в целом.

Мы рекомендуем подробнее ознакомиться с его возможностями, основными функциональными разделами и выгодами от использования.

Выгоды от внедрения решения Управление BTL-агентством

* Доведение до успешности КАЖДОГО проекта, за счет оперативного получения актуальной и точной информации о текущем состоянии проекта, учета нюансов и анализа проектов. Руководителю становятся доступны опережающие данные, что позволяет своевременно принимать адекватные и обоснованные решения

* Повышение КАЧЕСТВА выполняемых проектов, за счет системы планирования и повышения контроля исполнения

* Повышение КОЛИЧЕСТВА одновременно проводимых проектов. До 80% сокращаются временные затраты на рутинные операции: формирование бюджетов, документов, ведомостей, расчет заработной платы, формирование команды на проекты, передача данных в другие подразделения и т.д

* Повышение КОЛИЧЕСТВА проектов у существующих клиентов, за счет построения отношений с клиентами

* Снижение зависимости от Руководителя проектов за счет единого инфо-коммуникационного пространства и управляемого делегирования доступа к различным срезам информации (финансы, контакты, события, документы, методы работы и пр.)

* Сокращение затрат на персонале, освобождение от высокого уровня квалификации сотрудников

* Сокращение времени работы с промо-персоналом и снижение ошибок при расчетах

* Появляется прозрачность в финансовых потоках, за счет планирования и контроля расходов и расчет доходности каждого проекта, включая списание ТМЦ со склада

* Повышается достоверность управленческой отчетности, а её формат переходит на качественно новый уровень, потому что сбор и анализ данных неотрывно связан с процессом ежедневной работы различных подразделений. Дополнительных ресурсов на интерпретацию и консолидацию информации больше не нужно.

В основу решения легла комплексная конфигурация «Управление малым бизнесом» на платформе «Клиент-Коммуникатор», которая дает дополнительные возможности:

* Формирование «бухгалтерской первички» (формирование и печать счетов на оплату, актов, счетов-фактур, накладных и других документов)

* Ведение складских операций (учет поступлений, списаний, обязательств по расчетам расчетов, остатков номенклатуры, в том числе для нескольких складов)

* Управление персоналом (орг.структура, ведение личных дел, развитие квалификаций, расчеты, управление отпусками, индивидуальное планирование)

* Управление маркетингом (маркетинговые инициативы, информационные источники, сбытовые каналы, планирование работ, учет и анализ результативности, финансовая и качественная оценка усилий)

* Формирование рассылок (планирование, реализация, хранение материалов)

* Хранение любых файлов (связь с любым объектом системы, возможность добавления ссылок)

* Представление итогов деятельности организации в виде панели индикаторов (удобная визуализация, гибкая настройка, отслеживание динамики)

* Гибкая настройка ограничений прав доступа по любым правилам (индивидуальные интерфейсы, настройка права на любые операции, в том числе в совокупности с различными условиями)

* Возможность интеграции (настраиваемые дополнения для взаимодействия с 1С или другими программами, используемыми на предприятии)

* Ведение журнала действий пользователя в системе (гибкая настройка, контроль и анализ динамики изменения статусов документов, договоров, продаж и маркетинговых инициатив и любых атрибутов)

* Высокое быстродействие (использование эффективной архитектуры и мощные средства формирования интерфейсов позволяют работать с большими объемами данных)

Документация и установка CRM-решения

Отраслевое решение "Управление BTL-агентством" разработано на основе конфигурации "Клиент-Коммуникатор: Управление малым бизнесом".

Поэтому Вы можете, в дополнение к специфическим для BTL-бизнеса функциям, использовать все возможности решения "КК: УМБ" для комплексной автоматизации системы управления - от организации продаж до подведения финансовый итогов.

Формирование и ведение пула потенциальных клиентов

Рисунок 1.1 - Реестр контрагентов

В бизнесе часто возникает ситуация, когда Руководитель сильно погружается в рутину текущих проектов. В результате из его внимания выпадает поиск новых клиентов и продажа новых проектов, которые должны обеспечить доходы компании в будущих периодах. Происходят разрывы между проектами, и денежный поток компании можно охарактеризовать как «то густо, то пусто». Чтобы этого не происходило, Руководитель должен организовать процесс продаж таким образом, чтобы всегда иметь в запасе несколько клиентов, готовых заказать услуги компании. Наличие «под рукой» актуальной базы данных о таких потенциальных клиентах значительно упрощает решение этой задачи.

В системе реализован удобный интерфейс (рис 1.1) для ведения и анализа информации о Ваших потенциальных клиентах (название, сфера деятельности, контактные лица и контактная информация, история взаимодействия и т.д.).

Вы можете быстро сформировать актуальный список по любым параметрам (статус, отрасль, учет сезонности, география и другие). Информация о компании (потенциальном заказчике) может попадать в этот список от сотрудников, осуществляющих изучение рынка, специалистов по активным продажам или импортироваться из различных информационных баз.

Планирование продаж

Конфигурация: Управление BTL-агентством

Управление продажами начинается с планирования. Поэтому план продаж – важнейший элемент управления BTL-агентством, так как от него зависит количество проводимых проектов и их регулярность, а также оценка потребностей в человеческих и финансовых ресурсах.

Разработка плана продаж помогает компании перейти к плановому ведению бизнеса, выявить собственные возможности, оценить эффективность использования ресурсов, определить точки роста и узкие места.

Рисунок 2.2 Карточка Продажи. План

Возможность задавать персональные плановые значения для сотрудников по типам продаж (рис 2.2), периодам, в разрезе сумм и/или в количестве позволяет управлять процессом на каждом его этапе в заданной плоскости. При необходимости в планирование можно включить привязку к типу продуктов и/или к географическим характеристикам контрагентов.

Но планирование - это лишь часть процесса управления продажам. Не менее важно иметь инструменты контроля исполнения поставленных задач. В том случае, когда требуется оценивать эффективность работы менеджеров не только по суммам продаж, но и по состоянию отдельных процессов, система предоставляет возможности анализа достижения планов в интересующем вас разрезе.

Рисунок 2.3 Планирование продаж. План-факт количества продаж

План-фактный анализ представлен в удобной форме (рис 2.3) и легко настраивается, что позволяет оценивать достижение запланированных значений в разных плоскостях, с возможностью детализации любой из выбранных ячеек.

OLAP-представление позволяет динамически изменять структуру таблицы, произвольно фильтровать и группировать данные, анализировать динамику в сравнении с предыдущими периодами.

Рисунок 2.4 Планирование продаж. План-факт по суммам продаж

Анализ исполнения планов (рис 2.4), заданных в суммовом выражении, отражает качество работы отдела продаж. Его также можно использовать как элемент системы мотивации менеджеров (взаимосвязь между заработной платой и достижением своих показателей).

Контроль исполнения и детализация

При работе с таблицей детализации возможности многоуровневой фильтрации, группировки и сортировки позволяют производить ещё более тонкий анализ массивов данных.

Рисунок 2.5 Управление продажами

Руководитель в ЛЮБОЙ момент времени может увидеть, сколько потенциальных сделок находится в разработке (рис 2.5), на какой стадии они находятся (от начала переговоров с клиентом и до заключения договора), и что конкретно планирует менеджер сделать для закрытия каждой сделки.